Datasul By You ECM no Planeta Datasul

Aconteceu no WTC São Paulo, a 14ª edição do Planeta Datasul. Nesta edição, entre todas as novidades, houve a primeira demonstração da solução Datasul By You ECM, que promove a gestão de informação corporativa nas organizações.

Datasul By You ECM

 Esta solução está repleta de novidades, como sua interface muito mais simples e mais intuitiva, sem falar das novas funções de Colaboração, como Blog.

Outra grande novidade é a possibilidade de utilização de atividades paralelas dentro de processos workflow, otimizando ainda mais a já consagrada ferramenta para controle de processos.

Conheça mais sobre essa e outras soluções, em www.datasul.com.br.

Por Fabiano Espindola

Armazenamento de Dados

Como evoluir para a correta armazenagem de dados e informações

A diferença entre o storage disponível e o volume de informações geradas tende a crescer cada vez mais dentro das corporações, tornando muito mais árdua a tarefa dos departamentos de tecnologia, responsáveis por fazer um gerenciamento adequado das informações armazenadas.

Para alguns segmentos, como o mercado financeiro e o setor de saúde, a importância de um armazenamento dinâmico de dados é evidente. Em ambos os casos, a pressão veio de cima, primeiro com a criação por parte do Banco Central do Sistema de Pagamentos Brasileiro (SPB), que obrigou as instituições financeiras a resolver o problema de compatibilidade e interconexão entre os sistemas de dados; agora com o TISS (Troca de Informações em Saúde Suplementar), modelo unificado criado pela ANS para o intercâmbio de dados entre operadoras de planos privados de assistência à saúde e prestadores de serviços. Para outros setores da economia, esta questão pode ainda não ter sido priorizada, mas certamente o será em um curto prazo.

Para se ter uma dimensão do peso estratégico do armazenamento de dados nos dias de hoje, segundo um estudo publicado recentemente pelo IDC, o volume de informações criadas, capturadas e replicadas em 2007 foi de 287 hexabytes (ou 281 bilhões de gigabytes), o que representa mais do que os 264 hexabytes atualmente disponíveis em discos rígidos, fitas, CDs, DVDs e memórias.

Um dos grandes problemas que acontecem nas médias e grandes empresas é o fato de um mesmo arquivo, seja ele um texto em Word, uma planilha em excel ou uma apresentação em power point, ou mesmo um e-mail, ser gravado várias vezes com nomes e/ou versões diferentes, gerando para cada arquivo até 60 copias diferentes no backup.

Com ferramentas especificas, no entanto, é possível identificar e mostrar a importância de cada dado. Quais podem ser apagados, quais podem ser migrados para um segundo nível de armazenamento, quantos estão duplicados e quais nunca serão modificados. Uma das principais soluções existentes hoje é a de-duplicação, que permite que um arquivo seja salvo apenas uma vez pelo backup, independente das versões que possam ser feitas a partir dele, o que resulta em uma redução diária de dados em até 300 vezes.

Além de ocupar apenas o volume irremediavelmente necessário no banco de dados da empresa, é preciso atentar para a segurança e alta disponibilidade dos dados. Ou seja, é preciso estar apto para resgatar toda e qualquer informação independente da origem, local de armazenamento ou idade dos dados.

A questão da mobilidade a que os executivos estão sujeitos nos dias de hoje é outro ponto que deve ser examinado com cuidado pelos departamentos de tecnologia das empresas. Hoje em dia, os dados armazenados em um computador são bens mais valiosos do que o equipamento, propriamente dito. Ter o computador invadido ou roubado pode significar que dados estratégicos e sigilosos sejam facilmente acessados por desconhecidos ou caiam nas mãos de espiões digitais, com resultados desastrosos e perdas financeiras significativas.

Exemplos recentes de roubos de dados sigilosos dominam as manchetes dos veículos especializados:

EUA perde dados de 3 milhões de condutores britânicos
Alunos do Reino Unido foram vítimas da perda de arquivos em um disco rígido, que continham nome, endereço, telefone e e-mail.

Reino Unido perde dados de 7 milhões de famílias
Órgão que controla o pagamento de impostos e benefícios reconheceu a perda de dados de 25 milhões de registros de crianças beneficiárias.

Dados de 100 mil trabalhadores são perdidos nos EUA
Órgão responsável pela segurança em aeroportos informa a perda de um disco com informações de atuais e antigos trabalhadores.

Roubo expõe dados pessoais de 337 mil eleitores nos EUA
Roubo de dois notebooks sem encriptação em Nashville vaza nomes e números do Seguro Social de 337 mil eleitores antes do Natal.

Vítimas de perda de dados nos EUA passam dos 100 milhões
Com a perda de dados de 382 mil funcionários da Boeing, lista que registra perda de dados desde 2005 passa marca dos 100 milhões.

Neste contexto, já há soluções a preços bastante convidativos que permitem que os dados dos notebooks sejam criptografados e acessados apenas por pessoas autorizadas.

Enfim, as companhias modernas devem se precaver e investigar a fundo sua arquitetura de dados de modo que otimizem investimentos futuros e simplifiquem os ambientes de gerenciamento. Isso não é para ontem, é para já!

Fonte: Document Management

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Tecnologia de OCR

Longe de ser novidade no mercado de TI, as tecnologias de captura de dados ICR (Inteligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) finalmente chegaram a um estágio de maturidade e excelente relação custo benefício. Este mercado, com suas necessidades e tendências, cada vez mais voltadas ao uso de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), Content Management e eliminação/redução na utilização de documentos em papel e captura de dados com rapidez, eficiência, confiabilidade, além de custos atraentes, passou a ser um requerimento bastante popular e constante em grande número de RFP´s no Brasil e no mundo. Optical Character Recognition, normalmente abreviado como OCR, é a tradução mecânica ou eletrônica de imagens de textos manuscritos ou impressos (usualmente capturados por um scanner) em texto eletrônico editável.

Outras nomenclaturas são utilizadas para variações desta tecnologia. Alguns exemplos são: ICR (Intelligent Character Recognition) que se aplica normalmente a reconhecimento de caracteres manuscritos. OMR (Optical Mark Recogntion) para reconhecimento de marcas tipicamente usadas em formulários com múltiplas opções de escolha. Documentos e Aplicações Podemos classificar as aplicações de captura de documentos sob três grandes categorias no que se refere à tecnologia de OCR. Esta classificação está diretamente conectada aos tipos de documentos candidatos à captura de seus dados ou conteúdo de forma manual ou automática, ou seja, com o uso de OCR. Documento Estruturado É o tipo de documento mais comumente chamado de formulário.

Para um documento ser considerado estruturado, seu formato deve ser fixo, incluindo seus campos e a localização de toda informação a ser capturada. Exemplos típicos deste tipo de documento são: formulários de imposto de renda, formulários de coleta de dados para o censo, formulários de aplicação para abertura de conta corrente e cadastramentos em geral, boletos de pagamento, DARFs, GAREs e etc. Mesmo que não sejam formulários típicos, se o documento tiver um padrão constante que possibilite a localização dos campos a serem capturados, ele pode ser considerado estruturado. Em outras palavras, nas aplicações consideradas estruturadas, sabemos que dados devemos capturar e onde estão localizados estes dados em cada documento.

Documento Semi-estruturado É o tipo de documento que contém campos conhecidos porém dispostos de maneira completamente variável de documento para documento, tipicamente pela diversificação de origem dos mesmos. Exemplos clássicos destes documentos são notas fiscais e relatórios de formato variável. Mais recentemente difundidas no mercado, as aplicações de captura de dados em documentos semi-estruturados chegaram para facilitar, reduzir custos e agilizar as aplicações de Contas a Pagar e Receber, integradas ou não aos sistemas ERP das empresas. Simplificando, a exemplo do que fizemos para as aplicações consideradas estruturadas, as semi estruturadas são aquelas em que sabemos o que devemos capturar, porém não sabemos onde estão localizados estes dados em cada documento. Neste caso, a solução é acrescentar uma etapa ao processo, onde todo o documento é “lido” (full text OCR) e, por intermédio de scripts, algoritmos sofisticados, palavras chave, topografia, mecanismos de aprendizado e etc, primeiramente localizamos os dados candidatos à captura para depois reconhecê-los campo a campo.

Documento não-estruturado São todos os tipos de documento que não se encaixam nas definições acima. São várias aplicações candidatas a uso de OCR para este tipo de documento. As mais popularizadas e utilizadas no mundo são as de “Classificação de Documentos”. Documentos não-estruturados podem ser processos administrativos, emails, correspondência ou qualquer informação que necessite ser capturada ou armazenada baseada em seu conteúdo e forma. Aplicações também chamadas de “full-text OCR” são tipicamente associadas a documentos não estruturados. Jornais, revistas, Diários Oficiais, pastas de RH e etc, serão “lidos” pelos motores de OCR e seu conteúdo será capturado e/ou classificado de acordo com a definição e necessidade da aplicação.

Tendências e Plataforma única Uma das tendências importantes que o mercado já reconhece e que a evolução da tecnologia já permite é a “mistura” de documentos de diversos tipos e formas dentro da mesma aplicação. Desta forma, a necessidade de preparação, separação ou classificação dos documentos de forma manual é eliminada. Portanto, um requisito bastante importante quando analisando uma solução de OCR para as necessidades de sua empresa é o conceito de Plataforma Única. Ou seja, a mesma solução tecnológica resolvendo seus problemas de captura em documentos estruturados, semi-estruturados e não-estruturados.

Fonte: Document Management

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Metrofile usa Datasul By You ECM para agilizar processos internos

A Metrofile, empresa do Grupo Metropolitan, especializada na guarda e gestão de documentos físicos e também em BPO de Processos, querendo superar problemas de controle e gestão de informação em seus processos internos, escolheu a Datasul ECM para implantar a solução Datasul By You ECM.

Alguns processos interdepartamentais utilizavam formulários em papel, o que causava eventuais extravios e atrasos. Além disso, por exemplo, no caso das requisições de materiais, os formulários em papel não possibilitavam o registro exato da hora do recebimento das requisições.

Nesse caso, a entrega dos formulários era feita pelo próprio funcionário, gerando, muitas vezes, perda de tempo e uma “fila” de funcionários ociosos enquanto aguardavam o material.

Outros processos utilizavam o e-mail para troca de informações. Mas, mesmo sendo um processo eletrônico, não havia um correto gerenciamento das informações recebidas e descritas no próprio corpo do e-mail.

A falta de um acompanhamento era evidente, já que apenas os funcionários diretamente envolvidos sabiam em que atividade se localizava.

Diante desse cenário, tornou-se necessária a utilização de uma ferramenta de gestão de fluxo de processos, a fim de se obter um acompanhamento mais eficiente e produtivo, resolvendo assim, os problemas internos de disseminação, controle e gestão de informações e conhecimentos.

Depois de uma pesquisa e análise de várias ferramentas, a Metrofile optou pelo Datasul By You ECM, desenvolvido pela Datasul.

Logo após a instalação do sistema e dos treinamentos, foi implantado como projeto-piloto o processo de análise e formatação de propostas para os clientes, que passa pelos principais setores da empresa, começando com os dados do cliente trazidos pelos contatos comerciais, que preenchem o formulário específico no Datasul By You ECM, iniciando o processo.

Esse formulário é passado para a área de engenharia, para análises de custo e viabilidade técnica, e posteriormente para a área de produção, onde são feitos eventuais comentários a respeito de aspectos produtivos do processo e possíveis demonstrativos. Por fim, retorna ao departamento comercial para formatação da proposta final.

Após a aprovação do fluxo pelas áreas envolvidas, foi implantado o processo de requisição de materiais ao almoxarifado, que abrange usuários de todos os setores da empresa. Atualmente, existem três processos em produção e mais dois em desenvolvimento, atingindo mais de 200 requisições no período de dois meses.

Com os processos implantados no Webdesk, foram obtidos, além do controle pleno do processo, um ganho de tempo de resposta, tanto interno quanto para as propostas apresentadas aos clientes. Também foram eliminados atrasos no recolhimento dos materiais no almoxarifado, o que provocava um atraso relativo na produção.

As áreas envolvidos nesses processos demonstraram satisfação com os resultados obtidos e se adaptaram rapidamente ao novo ambiente.

Agilidade e objetividade são as palavras usadas por Luiz Renato da Silva Ferreira , analista de Negócios da Metrofile, ao descrever sua experiência com a ferramenta: “Com o ECM, ganhamos mais objetividade e agilidade na troca de informações, pois como os e-mails eram copiados para muitas pessoas, havia muita perda de tempo. Os prazos para as atividades deixaram o processo bem mais ágil, reduzindo significativamente o número de atrasos entre o início e seu final. Outra vantagem foi o acesso ao histórico, o que facilitou muito o processo de implantação, pois era muito difícil colher as informações necessárias nos e-mails trocados durante o processo”, finaliza ele.

Os resultados do projeto foram tão significativos que culminaram na assinatura de um contrato de parceria entre a Datasul ECM e Metrofile que agora já oferecem em conjunto a única solução completa para gestão de documentos físicos e digitais do mercado brasileiro.

Por Carlos Pereira

Integração + Conteúdo + Colaboração = Intranets e Portais Corporativos avançados

Onde intranets e portais corporativos agregam valor? O que eles fazem que nenhum outro sistema faz? Onde focar a construção do seu ambiente digital corporativo para tirar o que ele oferece de melhor? As respostas podem estar na equação acima, que este artigo procura detalhar.

Para que serve sua intranet? O que um portal tem que nenhum outro sistema já criado possui? Quais são seus diferenciais máximos e onde eles agregam valor?

Estas são questões que muitas vezes esbarram em respostas muito amplas (portal = panacéia) ou muito estreitas (viciadas pela voz/papel do seu interlocutor).

Eis que surge, nesse mar de confusão, o PCC. Não, não é o que você está pensando: felizmente, o assunto aqui nada tem a ver com facções criminosas, mas sim com uma sigla que vem se consolidando, aqui e lá fora, para definir o universo de atuação das intranets e portais.

“E daí? Mais uma buzzword?”. Sim. E não. Segundo consta, quem cunhou a expressão “Portals, Content and Collaboration” (Portal, Conteúdo e Colaboração) foi o Gartner – maior produtor mundial de buzzwords… Mas, olhando com mais atenção, dá para notar que eles conseguiram “colocar o ovo em pé” – conseguiram demarcar claramente, pela primeira vez, o universo de atuação dos ambientes digitais corporativos, o que nos ajuda muito a entender onde eles agregam efetivo valor.

Ajuda também a definir o que não é escopo específico de um portal corporativo, embora possa estar integrado sob o seu guarda-chuva (como o e-learning) ou tenha nítida área de tangência com seus objetivos (como o BI – bussiness inteligence).

Em bom Português, significa dizer, em alto e bom som, que intranets e portais servem para três coisas (e, sobretudo, são o melhor que há em cada uma delas):

• PORTAL = Tecnologia/Integração = integrar e orquestrar sistemas de forma mais racional, para a TI, e amigável, para o tomador de decisão/usuário;
• CONTENT = Conteúdo = promover a produção, acesso, uso, reuso e guarda dos muitos conteúdos produzidos no ambiente corporativo;
• COLLABORATION = Colaboração = estabelecer a aproximação, mediada e apoiada pela tecnologia, dos cérebros e talentos da organização.

De certa forma, tem tudo a ver com a abordagem que defendo há tempos: o ambiente digital corporativo deve ser um elemento integrado (orquestração tecnológica) e integrador (aproximando pessoas de conteúdos e pessoas de pessoas). É por isso (e também para fugir da malfadada sigla) que a melhor tradução para o Português me parece ser “Integração (em TI), Conteúdo e Colaboração”. E, a partir dessa visão, construí o diagrama abaixo:

Por: Intranet Portal

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Eficiência nos processos operacionais e inteligência nas informações estratégicas com a solução DATASUL BY YOU ;-) ECM

A já consagrada solução Datasul para Gestão de Conteúdo e Processos, agora em nova versão. O Datasul By You ECM, permite que documentos e processos da sua empresa saiam do papel e se transformem em ativos da informação que reduzem custos operacionais com mais eficiência nos processos de negócio e agregam inteligência às informações estratégicas. Colabore documentos, publique conteúdo, desenhe e implemente aplicações de Workflow/BPM agora com plataforma JAVA Web 2.00 e interface RIA Adobe Flex no novo Datasul By You ECM. Feito por você!

Novidades desta versão

.Nova interface baseada no conceito touch;
.Otimização dos recursos de edição e colaboração;
.Otimização do mecanismo de publicação de formulários;
.Novo mecanismo para login integrado com Single Sign on;
.Novo gerenciamento de eliminação e recuperação de documentos;
.Incorporação de novas características de administração de conteúdo;
.Otimização dos recursos de pesquisa e navegação de pastas e documentos;
.Incorporação de características da Web 2.00 com novo módulo de Blog e Wiki;
.Suporte a vários repositórios de processos e documentos em uma mesma instalação (SaaS).

Caracterísiticas

.Multi-organização com suporte a tecnologias SaaS
.Plataforma JAVA com servidor de aplicação aberto;
.Interface com tecnologia RIA (Rich Internet Aplication) Adobe Flex ;
.Compatível com vários bancos de dados como: MySQL, SQLServer, DB2, Orcacle e Progress.

Por Carlos Pereira

Trabalhando processos de negócio

Tudo que nós produzimos, tanto em nossas organizações quanto na vida pessoal, nós o fazemos por meio de processos. Se nossa organização produz sorvetes, ela o faz por meio de diversos processos. Produz televisores? Idem. Aparelhos de DVD, celulares, tudo que produzimos nós o fazemos executando uma série de processos.

Na nossa vida pessoal também executamos processos para fazermos tudo que queremos ou necessitamos fazer. Embora ninguém vá querer documentá-los e gerenciá-los como fazemos nas organizações. Precisamos entender de processos a partir das suas características essenciais. Por isso vamos começar pela classificação aceita universalmente dos mesmos.

Tipos de processos de negócio: primário e secundário. Natureza dos processos de negócio: industriais de manufatura discreta e contínua (de transformação) e de serviços. Estes processos são invariavelmente processos primários. Já os secundários são processos ligados ao apoio de todos os processos, inclusive dos próprios. Entretanto, qualquer que seja o tipo e a natureza dos processos de negócio, todos eles têm vários elementos em comum e um dos mais importantes é justamente a documentação. As documentações mais importantes encontradas em todos os processos são a estratégica, a operacional e a técnica.

Existem outras, mas não vou explicitá-las agora. Na documentação estratégica estão: o plano estratégico e seus objetivos; as políticas e normas que orientam o modo de fazer negócio da organização e servem de base para os processos de negócio. Sem dúvida, que o plano estratégico não é exclusividade dos processos de negócio, mas eles servem para embasar a criação de todos eles, pois todos os processos têm que estar direta ou indiretamente ligados ao planejamento estratégico da organização.

Na documentação operacional estão os manuais dos processos de negócio da organização, tantos os dos processos primários quanto os dos processos secundários. São estes manuais que descrevem os elementos dos processos de negócio e é com eles que podemos produzir bens e serviços com qualidade, eficiência e eficácia. Na documentação técnica estão todos os manuais de equipamentos, máquinas e quaisquer outros dispositivos usados pelos processos de negócio. Por esta breve introdução sobre os tipos de documentação existentes (ou que deveriam existir) nos processos de negócio você pode concluir como a gestão documental é importante. Infelizmente, esta documentação na maioria das organizações não existe ou na melhor das hipóteses existe pela metade, fazendo com que os processos de negócio produzam bens e serviços sem qualidade nem no processo em si e nem no produto.

Além do que, a falta desta documentação impede que os processos sejam formalmente conhecidos e com isto possam ser continuamente melhorados, pois se não sabemos “como estamos produzindo” fica impossível sabermos “o que e como podemos melhorar.” Para evoluirmos nesta discussão tomemos em conta uma questão básica sobre processos de negócio: a definição do produto. A questão é: sair fazendo ou projetar antes de fazer? Por exemplo, procure saber onde está o documento que “projetou” cada produto que sua organização produz. Eles existem? Ah! Você não sabe responder? Então é provável que eles não existam. Bom, se os documentos dos “projetos dos produtos” não existem a pergunta seguinte é: como base em quais dados, informações, conhecimentos os processos de negócio que produzem tais produtos foram criados? Em resumo, se sua organização não tem documentos dos “projetos dos produtos” conseqüentemente os processos que os produzem são completamente informais e como conseqüência disto todo mundo faz o melhor que pode sem nenhuma garantia de que estão fazendo “a coisa certa” e muito menos com qualidade, tanto no processo quanto no produto.

Desta forma fica impossível melhorarmos o que estamos fazendo porque estaremos invariavelmente atacando os efeitos e não as causas dos problemas. O projeto do produto é tão importante que algumas normas, como a NBR ISO 10007:2005 dispõe sobre as Diretrizes para a Gestão de Configuração. A norma 10007, que trata da gestão de configuração é diferente das outras normas porque está na raiz do produto que será produzido. Quer seja serviço quer seja bem, o propósito da 10007 é o de especificar como cada um dos produtos deve ser configurado, quem pode configurá-los, como são feitas as modificações e/ou atualizações nos produtos e como manter a rastreabilidade de tais intervenções. Pense nisso quando olhar para dentro da sua própria organização.

Geralmente as pessoas pensam apenas nos arquivos ativos e inativos (não repita que existem arquivos mortos, os profissionais ligados à ciência da informação não gostam deste termo!) quando se referem à gestão documental. Até mesmo a maioria dos profissionais ligados à área de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) se preocupa muito mais (quando não somente) com a documentação técnica do que com a estratégica ou a operacional, o que até certo ponto é compreensível, pois documentar, organizar e guardar informações sobre processos de negócio é tarefa que a maioria desconhece, pelo menos com o grau de detalhamento que este universo exige.

Por: Document Magement

Datasul By You ECM – gerenciando informação do seu jeito

A partir de agora, gerenciar informação ficou muito mais fácil.

Com o Datasul By You ECM, gerenciar informação ficou muito mais fácil. Você tem toda informação à sua mão, de uma forma muito mais fácil.

O grande diferencial colocado nesta solução é a usabilidade e a facilidade de uso. Mais uma vez, a Datasul está empenhada em entregar a seus clientes o melhor em solução para ECM.

Veja abaixo a nova interface de uso do produto: